Bevor Ihren Newsletter in die digitale Welt entlassen, sollten Sie sichergehen, dass er reibungslos ankommt und nicht im SPAM-Ordner verschwindet. Hier sind drei unerlässliche Punkte, die Sie beim Versand Ihrer E-Mail-Newsletter berücksichtigen sollten!
Für eine erfolgreiche digitale Kommunikationsstrategie ist der Versand von Newslettern essentiell. In diesem Kontext möchten wir Ihnen drei entscheidende Faktoren näherbringen: die Bedeutung eines SPAM-Checks, die Auswahl des optimalen E-Mail-Servers und die strikte Befolgung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Durch diese Schlüsselaspekte können Sie nicht nur Ihre Newsletter effektiver gestalten, sondern auch sicherstellen, dass diese im Einklang mit rechtlichen Anforderungen stehen.
1. SPAM-Check über z.B. Mail Tester
Bevor die Newsletter E-Mail versendet wird, sollte sie immer auf SPAM-Verdacht geprüft werden, um sicherzugehen, dass die E-Mail nicht automatisch aufgrund bestimmter Faktoren (z.B. falsche DKIM Signatur) im SPAM-Ordner landet.
Wir verwenden für die Überprüfung auf SPAM-Verdacht den Dienst Mail Tester.
Mail-Tester prüft z.B. folgende Kriterien: E-Mail Server-Einstellungen, Inhalt der Nachricht, Alt-Attribute von Bildern, Abmeldelink, Blocklist-Einträge.
E-Mail Server
Ein Newsletter an viele Empfänger sollte nicht vom eigenen E-Mail Server versendet werden. Jeder E-Mail Server hat eine IP-Adresse. Wenn ein E-Mail Provider wie z.B. Google diese IP-Adresse als SPAM IP-Adresse klassifiziert, kann es sein, dass auch reguläre E-Mails der Firma nicht mehr bei Google Gmail Kunden ankommen.
Daher ist es empfehlenswert den Newsletter über einen anderen/externen E-Mail Server zu verschicken. Eine Möglichkeit ist die Verwendung von Amazon Simple Email Service (SES).
In der Standard-Einstellung teilt man sich eine IP-Adresse mit anderen Kunden von Amazon SES. Das kann dazu führen, dass eine IP-Adresse verwendet wird, die von anderen für SPAM missbraucht wurde und das wiederum kann dazu führen, dass eigene E-Mails nicht bei den Empfängern ankommen.
Der beste Weg - sofern sehr viele E-Mails versendet werden - ist daher, eine eigene IP-Adresse bei Amazon SES zu buchen. Diese IP-Adresse wird dann nur von dir verwendet.
3. Einhaltung der DSGVO
Ein Newsletter darf nur an Empfänger versendet werden, die sich für den Newsletter eingetragen haben (Einwilligung) und mit einem Double Opt-In bestätigt haben.
Diese Einwilligung muss der Sender zu jeder Zeit vorweisen können.
In jeder Newsletter E-Mail muss zudem ein Link zur Abmeldung vom Newsletter enthalten sein und es müssen die Pflichtangaben eines Impressums (Anbieter, Kontaktdaten, usw.) enthalten sein. Damit sich der Empfänger zu jeder Zeit über die Verarbeitung der Daten informieren kann, sollte der Link zu den Datenschutzbedingungen in der E-Mail enthalten sein.
Wichtige Info: Diese Liste ist nicht vollständig und die Einhaltung der DSGVO sollte im Idealfall von einer Datenschutzkanzlei geprüft werden.
PS: Das Bild wurde mit DALL-E 2 erstellt und mit Adobe Photoshop nachbearbeitet.
