Teil 2: Zielsetzung und Anforderungen

Das Projektziel beschreibt den erwünschten Zustand (Sollzustand) nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes.

Das Ziel wird wohl bedacht formuliert und durch aktives Handeln aller Projektbeteiligten erreicht. Bei der Formulierung von Zielen ist darauf zu achten, dass diese möglichst konkret und einfach überprüfbar sind. Allerdings sollten sie noch keine Lösungen für die Umsetzung des Projektes beinhalten.

Ziele, als positive Abgrenzungen, beantworten die Frage: Was wird das Projekt können. Sie stehen hier den negativen Abgrenzungen (Nicht-Zielen) gegenüber, also der Frage, was das Projekt nicht können wird. Nur durch die Formulierung der Ziele und Nicht-Ziele eines Projekts sind klare Aussagen über die Erfüllung der Anforderungen zu treffen.

Um sich umfangreiche Gedanken zum Projekt zu machen, hilft es sich die Anforderungen herauszuarbeiten. Durch die Erstellung eines Anforderungskatalogs entsteht somit ein Soll-Konzept, welches dabei hilft das übergeordnete Projektziel zu erreichen.

Die Anforderungen bzw. der Anforderungskatalog sollten die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist der aktuelle Ist-Zustand? Wo soll das Gesamtvorhaben ansetzen und welche Voraussetzungen sind gegeben?
• Was ist der gewünschte Soll-Zustand? Hier wird die Zielsetzung des Gesamtvorhabens beschrieben. Was soll das Projekt zum Abschluss beinhalten?
• Wer ist in dem Projekt für was zuständig? Wer sollte sich mit wem koordinieren?
• Was sind die funktionalen Anforderungen? Was soll das Projekt am Schluss funktional können?
• Welche Anforderungen gibt es im Nicht-Funktionalen? Beispielsweise Anforderungen hinsichtlich Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Usability etc.

Zur Erleichterung der Zielformulierung können Ihnen die folgenden Methoden helfen.

Welche Quellen für Ziele gibt es?

Um das Projektziel sinnhaft zu definieren ist es oftmals sinnvoll sich mögliche Quellen für das Projektziel näher anzusehen und Schlüsse daraus abzuleiten.

• Die Projektidee
• Aus den Anforderungen
• Unternehmensziele
• Aus dem Projektumfeld

Definition der Projektzielgrößen mit dem Magischen Dreieck

Ein genialer Weg, um Ordnung in Ihr Projekt zu bringen bietet das magische Dreieck. Dieses umfasst drei Zieldimension, welche in direkter Verbindung zueinanderstehen. Diese Wechselwirkungen müssen sorgsam bedacht werden, um ein Projekt erfolgreich zu planen und durchführen zu können.

• Sachziel: Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
• Kostenziel: Mit wie viel Aufwand soll das Ziel erreicht werden?
• Terminziel: Bis wann muss das Ziel erreicht werden?

Das Zielkreuz

Das Zielkreuz hilft durch seine vorgegebene Struktur alle Aspekte eines Projekts zu betrachten. Es visualisiert mit seinen Quadranten die vier Aspekte eines Ziels: Leistungsumfang, Qualitätskriterien, Stakeholder und Nutzen.

• Nutzen: Warum? – Sinn und Zweck des Ziels
• Leistungsumfang: Was? – Das Ergebnis, was soll geliefert werden
• Qualitätskriterien: Wie gut? – Messkriterien für das Ziel
• Stakeholder: Für wen? – Betroffene, interessierte und beteiligte Personen

Die SMART-Formel zur Unterstützung

Spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierter:

Sauber formulierte Projektziele folgen dieser simplen Formel. Diese Formel ist vor allem wichtig, da zumeist viele Ziele vorgegeben werden, die in Wirklichkeit gar keine Ziele sind.

Weitere Tipps für die Zielformulierung

Als Ergänzung zu den oben genannten Methoden können die folgenden Tipps bei der Zielformulierung helfen.

• Einen Zustand beschreiben: Beschreibung des Zielzustands bzw. der erarbeiteten Ergebnisse.
• In die Zukunft versetzen: Beantwortung der Frage was am Ende des Projektes erreicht werden soll.
• In der Gegenwartsform beschreiben: In der Gegenwartsform den Zustand beschreiben.
• Positiv formulieren: Achten sie, dass Ziele eine positive Aussage beinhalten. Dies fördert die Motivation.
• Vermeidung von Vergleichen: Konkret sein und Vergleichsformulierungen vermeiden.
• Hilfreiche Fragen stellen: Zur Überprüfung des formulierten Ziels bieten sich Fragen an wie „Was wurde erreicht?“ oder „Was ist mein Ergebnis?“